Cómo Organizar Un Sistema Que Ahorre Tiempo Y Dinero

Seguramente, una de las mejores fórmulas para mejorar el funcionamiento de tu negocio son los sistemas. Los sistemas te ayudan a hacer las cosas más rápidamente y con menos errores.

¿Una definición? Una serie de acciones que repetidas de la misma manera arrojan resultados similares.

Es una buena idea utilizar sistemas. Simplemente, hacen que tu negocio sea mejor.

Hay que observar con detenimiento

Antes de ponerte a diseñar sistemas como un loco, observa con detenimiento qué cosas haces y cómo las haces.

No hay que sistematizarlo todo. Hay cosas que merecen la pena y otras no. No caigas en la trampa de no ser eficiente por querer sistematizarlo todo.

¿Cuál es el criterio? Tienes que ir al origen. ¿Por qué quieres sistematizar tu negocio? Porque quieres ahorrar tiempo y dinero. Ahí está la respuesta.

Sólo tienes que poner sistemas en funcionamiento en aquellas tareas o procesos que te permiten ahorrar tiempo y dinero de una manera relevante. El resto no es importante.

Define un sistema para desarrollar sistemas

Es sencillo. No hay que reinventar la rueda. Basta con que te hagas las preguntas adecuadas. Las preguntas que afectan al proceso que quieres sistematizar.

¿Qué tengo que hacer? Enumera las acciones necesarias para terminar un proceso y conseguir el resultado esperado. Desagrégalas. Las acciones son la base de todo. Ellas te marcan el desarrollo de tu sistema.

¿Cómo lo tengo que hacer? ¿Cómo estás realizando cada una de las acciones? ¿Se puede hacer mejor? Estas preguntas hacen referencia a la manera. A la manera de resolver una acción concreta. Asegúrate de dar con la fórmula más adecuada.

¿Qué necesito para hacerlo? Según cómo lo hagas, es posible que necesites unas herramientas u otras. Aquí tienes que ser realista. No contemples nada que no tenga una herramienta a tu alcance para poder llevarlo a cabo.

¿Cuándo hay que hacerlo? Los sistemas siguen un esquema secuencial. Primero una acción o conjunto de acciones. Después, otras. Así sucesivamente hasta que completas el proceso y defines el sistema. Define en qué momento se hace qué cosa.

¿Dónde hay que hacerlo? Refleja el sitio donde se desarrolla cada acción. Quizá, todas se realizan en el mismo sitio. Está bien, pero puede no ser así. El lugar de trabajo de cada acción puede tener influencia sobre el diseño del sistema.

¿Quién tiene que hacer qué? Un sistema sin responsabilidades no funciona. Todos tienen que saber en qué acción participan y qué es lo que tienen que hacer.

Esta es toda la información que necesitas. No caigas en la tentación de trabajar con más de la necesaria. Sólo información relevante.

Utiliza gráficos

Puedes hacerlo como te parezca más oportuno. Pero los gráficos ayudan. Lo ponen todo en contexto. Son visuales y facilitan la comprensión del sistema.

A este tipo de gráficos se les llama Flowcharts (flujo de trabajo). Hay miles de herramientas en el mercado. De pago y gratuitas.

No necesitas grandes florituras. Con que te hagas con una herramienta que te permita dibujar las acciones que tienes que realizar, te permita identificarlas y conectarlas es suficiente.

Entra en google y teclea “software diagramas de flujo” o “flowchart software” y te aparecerán un montón de resultados. Bájate el que encaje mejor con tus necesidades.

Crear sistemas es un proceso sencillo, pero no estamos acostumbrados. Al principio te puede costar un poco. Cuando hayas creado unos cuantos la cosa cambia. Tendrás confianza y dominio. Todo será mucho más fácil.

Recuerda, tu negocio no es desarrollar sistemas. Tu negocio es gestionar de la mejor forma posible tu negocio y los sistemas te ayudan a conseguirlo.

Salvador Figueros

Foto: Kev Gilmour / flickr

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